Aus der "Speicherfalle" ausbrechen: KI-Notizen erhalten eine neue Nutzungsmöglichkeit

Wenn Informationen mit höherer Geschwindigkeit in den Arbeitsablauf strömen, ändern sich auch die Probleme, denen Notizwerkzeuge gegenüberstehen: Es geht nicht mehr nur darum, wie man Notizen macht, sondern wie man diese jederzeit verfügbar macht.

Nach einer Reihe von intensiven Meetings speichert man die Audioaufnahmen und Fotos der Whiteboards in die Notizen. Wenn man wertvolle Brancheninhalte findet, sammelt man sie bequem und archiviert sie. Doch wenn man nach einiger Zeit zurückschaut und versucht, die zuvor notierten Meetingergebnisse und wichtigen Daten zu finden, sind die meisten Inhalte tief in der Notizenliste vergessen worden... Dies ist ein häufiges Problem für unzählige Berufstätige, insbesondere für Personen in wissensintensiven Berufen.

Seit langem war die Kernfunktion von Notizwerkzeugen auf die Informationsspeicherung beschränkt. Die Branche konkurrierte um die Benutzeroberfläche, die Bearbeitungsfunktionen und den Speicherplatz, wobei man davon ausging, dass die Benutzer genügend Zeit und Energie hätten, um die anschließenden Aufgaben wie Klassifizierung, Sortierung und Inhaltsverknüpfung durchzuführen.

Aber heute überschreitet die Geschwindigkeit der Informationserzeugung längst die Effizienz der manuellen Sortierung. Viele Notizen werden ungenutzt und vergessen, und das Werkzeug wird schließlich zu einem "digitalen Mülleimer", in den nur hineingeworfen, aber nicht herausgenommen wird.

Um dieses Problem zu lösen, hat Kingsoft Office das AI-nativ entwickelte Produkt WPS Notizen eingeführt. Es bringt das Notizwerkzeug von der "Speicherung" zur "Nutzung". Es übernimmt die aufwändigen Aufgaben wie Sortierung, Verknüpfung und Wiederverwendung durch die KI, und bringt auch neue Entwicklungsideen in die aktuelle Notizenbranche.

WPS Notizen sind offiziell auf der Website und im App Store erhältlich.

Die KI übernimmt die komplexen Aufgaben, die Benutzer müssen nur "hineinwerfen"

Viele Menschen können Notizwerkzeuge nicht gut nutzen, und der Kernhinderungsgrund liegt in der Aufbau des Wissenssystems im Vorfeld.

Beim Verwenden traditioneller Notizen muss der Benutzer zunächst die Klassifizierungsregeln planen, Schritt für Schritt neue Ordner erstellen und dann die verschiedenen Inhalte einzeln einsortieren. Beispielsweise eine Projektreferatsprotokoll, das sowohl mit dem laufenden Projekt in Verbindung steht als auch die anstehenden Aufgaben klar auflistet. In welchen Ordner soll es denn gehören?

Wenn man es nach Projekten einsortiert, werden die anstehenden Aufgaben leicht untergehen. Wenn man es in den Aufgabenordner einsortiert, kann man den vollständigen Meetingkontext nicht finden. Wenn man später die Einordnung ändern möchte, muss man auch manuell eine große Menge von Inhalten verschieben. Je mehr Notizen es werden, desto größer wird die Belastung der Sortierung.

Um dieses häufige Problem zu lösen, hat WPS Notizen das traditionelle Ordnersystem aufgegeben und stattdessen ein mehrstufiges automatisches KI-Tag-System eingeführt. Die Benutzer müssen nur die Meetinginhalte, Projektmaterialien oder Ideen bequem hineinwerfen, und das System wird die Informationen hinter diesen Inhalten selbst verstehen und automatisch Tags nach Thema, beteiligten Personen, Anwendungsfall usw. setzen.

WPS Notizen: Automatisches Tagging durch KI

Beispielsweise kann das Protokoll eines Meetings gleichzeitig mit mehreren Markierungen wie Projekt, anstehende Aufgabe, Teilnehmer usw. versehen werden. Die Benutzer müssen sich nicht im Voraus um die gesamte Klassifizierungsregel kümmern und auch nicht nachträglich die Dateien wiederholt verschieben. Die Aufgaben, die die Benutzer zuvor wiederholt beurteilen und einsortieren mussten, werden von der KI übernommen.

Das Aufbauen der gesamten Architektur um die KI-Fähigkeiten herum, anstatt "KI-Add-ons" auf das Notizwerkzeug zu stapeln, ist auch das Kernmerkmal, das WPS Notizen von den bisher auf dem Markt vorhandenen Notizwerkzeugen unterscheidet.

Dies ist besonders deutlich im Meeting-Szenario. Bei Arbeitsmeetings ist es sehr umständlich, lange Audioaufnahmen und Gespräche mehrerer Personen zu sortieren. Die manuelle Transkription ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Verwechslungen der Sprecherinhalte. Fachbegriffe und seltene Wörter werden auch oft fehlerhaft erkannt.

WPS Notizen unterstützt die Echtzeit-Transkription von Audioaufnahmen und kann auch automatisch zwischen verschiedenen Sprechern unterscheiden. Während der Transkription nutzt das System die "KI-Fähigkeit, während des Hören zu korrigieren", um Fachbegriffe, Namen und Projektnamen, die leicht fehlerhaft erkannt werden, intelligent anhand des Kontexts zu korrigieren. Im Gegensatz zu den meisten Produkten, bei denen die Transkriptionsinhalte während der Audioaufnahme nicht geändert werden können, unterstützt diese Funktion auch die manuelle Echtzeit-Korrektur. Nach der Audioaufnahme kann das System auch automatisch die Inhalts Highlights extrahieren und die anstehenden Aufgaben sortieren, um die mühsame manuelle Sortierung zu reduzieren.

Demonstration der Echtzeit-Transkription von Audioaufnahmen in WPS Notizen

In der täglichen Arbeit sind auch Fotos von Whiteboards, Screenshots von Präsentationen und verschiedene Berichte häufige Informationsformen. Die meisten traditionellen Werkzeuge können nur reine Texte aus Bildern extrahieren und haben Schwierigkeiten, komplexe Inhalte wie Diagramme und Formeln zu verarbeiten. WPS Notizen kann jedoch Tabellen und Formeln in Bildern analysieren und die statischen Bilder in bearbeitbare und durchsuchbare Inhalte umwandeln, sodass auch bildbasierte Notizen tatsächlich wiederverwendet werden können.

WPS Notizen kann komplexe Inhalte in Bildern tiefgehend analysieren

Einfach ausgedrückt, um WPS Notizen gut nutzen zu können, muss der Benutzer nicht zunächst ein ausgezeichneter Informationsverwalter werden.

Brechen Sie die Barriere "Man kann immer nicht die benötigte Notiz finden"

Das zweite Problem von Notizwerkzeugen ist die Suche.

Wenn die meisten Benutzer an frühere Notizen denken, können sie oft den vollständigen Titel, die genauen Schlüsselwörter oder den Speicherpfad nicht genau erinnern und können nur anhand vager Erinnerungen suchen: In einem Meeting wurde über das Budget gesprochen, auf einem Whiteboard wurde ein Flussdiagramm gezeichnet, in einem Artikel wurde eine Meinung erwähnt...

Aber die traditionelle Suche basiert auf der Schlüsselwortübereinstimmung, die nicht mit den menschlichen Gedächtnisgewohnheiten übereinstimmt. Wenn es wirklich darauf ankommt, kommt es leicht zu dem Problem, dass man die gespeicherten Inhalte nicht finden kann.

Um das Problem des "Nicht-Findens" zu lösen, ist die Suche in WPS Notizen nicht mehr auf Texte beschränkt, sondern es wurde eine ganzheitliche multimodale Such- und Inhaltsverknüpfungsfähigkeit aufgebaut. Bilder und Audioinhalte in den Notizen können auch durchsucht werden. Die Benutzer müssen sich nicht bewusst genaue Wörter erinnern, sondern können mit alltäglichen Sprachbeschreibungen ihrer Bedürfnisse relevante Inhalte in allen Notizen finden.

Demonstration der ganzheitlichen multimodalen Suche in WPS Notizen

Darüber hinaus wird mit zunehmender Anzahl von Notizen die Verbindung zwischen alten und neuen Inhalten leicht übersehen. Tatsächlich stammen viele wiederholte Überlegungen beim Verwenden von Notizen im Wesentlichen aus dem Mangel an Verbindungen zwischen fragmentierten Informationen.

Mit Hilfe des eingebauten WPS nativen Office-Intelligenzagents "WPS Lingxi" kann WPS Notizen automatisch die Beziehungen zwischen verschiedenen Notizen erkennen und beim Lesen eines einzelnen Inhalts verknüpfte historische Aufzeichnungen vorschlagen. Gleichzeitig wird die KI die Notizenbibliothek regelmäßig sortieren, doppelte Inhalte zusammenfassen und die Tags optimieren, um zu vermeiden, dass das Wissensverzeichnis mit zunehmender Größe unübersichtlich wird.

Mit dieser Fähigkeit werden die gespeicherten Inhalte nicht mehr isolierte Fragmente. Frühere Überlegungen, gesammelte Materialien und notierte Erfahrungen können bei Bedarf schnell abgerufen werden, wodurch wiederholte Überlegungen und erfolglose Suche reduziert werden.

Integration in die KI-Arbeitsumgebung: Vom "Wissensspeicher" zum "Produktivitätsoutput"

Wenn die ersten beiden Schritte das Problem des "Aufschreibens" und "Zurückfindens" lösen, liegt der größere Imaginationraum von KI-Notizen in der "direkten Nutzung".

Mit der zunehmenden Integration von AI Agenten in die Arbeitsumgebung hängt der Wert von Notizwerkzeugen nicht mehr nur von ihren eigenen Funktionen ab, sondern auch davon, ob sie als Datenquelle für andere Werkzeuge genutzt werden können. Mit anderen Worten, wenn die Notizeninhalte nur in einer einzigen Software liegen und nicht von anderen Arbeitswerkzeugen abgerufen werden können, ist es schwierig, die gesammelten Informationen in den tatsächlichen Arbeitsablauf umzusetzen.

Dies ist auch der Kerngrund, warum WPS Notizen die MCP-Zweiseitige Lese- und Schreibfunktion sowie das CLI-Befehlszeilentool freigibt.

Die meisten Notizen-Software auf dem Markt geben derzeit nur die Leserechte frei. Externe Werkzeuge können nur die Notizeninhalte anzeigen, aber keine neuen Informationen zurücksenden. Die zweiseitige Lese- und Schreibfunktion ermöglicht es WPS Notizen, mit verschiedenen KI-Werkzeugen einen geschlossenen Kreis zu bilden: Externe KI kann die Notizeninhalte als Referenz nutzen, und die generierten neuen Inhalte können direkt in die Notizen gespeichert werden, wodurch die wiederholten Verschiebungen und Importe entfallen. Mit Hilfe des CLI-Befehlszeilentools können Benutzer mit individuellen Nutzungsanforderungen auch ihren eigenen Arbeitsablauf aufbauen.

In der realen Arbeitsumgebung kann diese Kopplung tatsächlich die wiederholten Arbeiten reduzieren. Berufstätige können mit Hilfe externer Werkzeuge automatisch Wochenberichte und Meetingprotokolle generieren, indem sie die Meetingprotokolle und anstehenden Aufgaben einer Woche zusammenfassen. Inhaltsersteller können die langfristig gesammelten Meinungen, Materialien und Stilvorlagen abrufen, um die Texterstellung und -optimierung direkt zu unterstützen.

Zu diesem Zeitpunkt ist die Notiz nicht mehr eine unabhängige Datenbank, sondern eine Informationsquelle, die sich durch mehrere Arbeitsaufgaben erstreckt.

Wie der Leiter der WPS Notizen-Entwicklung, Chen Yonghao, enthüllte, wird WPS Notizen in Zukunft schrittweise mehrere Produkte in der WPS Arbeitsumgebung verbinden, damit die Pläne, Ideen und Materialien in den Notizen reibungslos in Cloud-Dokumente, Wissensverzeichnisse, Präsentationen und andere Werkzeuge fließen können, um den gesamten Arbeitsablauf weiter zu verbinden.

Gesamtbetrachtet ist WPS Notizen nicht einfach eine Erweiterung traditioneller Notizen um KI-Funktionen, sondern es hat die Betriebslogik von Notizwerkzeugen neu strukturiert. In der Vergangenheit mussten die Benutzer sich aktiv an das Werkzeug anpassen und Zeit und Energie in die Informationssortierung investieren. Heute passt sich die KI aktiv an die Benutzer an und organisiert und verwaltet alle Notizeninhalte.

Wie Chen Yonghao in einem kürzlich geführten Gespräch sagte: "Unser idealer Szenario ist, dass wenn Sie die Notizen öffnen und etwas neues erstellen oder tun möchten, die KI Sie schon darauf hinweist, ob Sie diese Aufgabe erledigen möchten. Wir möchten lieber alle Funktionen in die KI integrieren, damit sie Ihnen aktiv helfen kann, Probleme zu lösen und die Auswahl und Überlegung der Benutzer zu reduzieren. Sie müssen nur speichern, der Rest ist an uns."