WorkViz: Automatisierte tägliche AI-Berichte reduzieren die Verwaltungsbelastung von kleinen und mittleren Unternehmen

In einem kleinen Büro in Xi'an brennt das Licht oft bis in die frühen Morgenstunden. Das Klicken auf die Tastatur und die Skizzen auf der Whiteboard bilden ein typisches Bild eines Startup-Unternehmens. Chen Xin, ein junger Unternehmer aus der Jahrgangsgeneration der 2000er, der 2025 gerade studierte, entwickelt zusammen mit einigen jungen Kollegen ein System namens "Zhixing WorkViz". Sie hoffen, mit Hilfe der künstlichen Intelligenz ein scheinbar triviales, aber langfristig Manager plagendes Problem für kleine und mittlere Unternehmen zu lösen - den Tagesbericht.

Viele Menschen betrachten den Tagesbericht als überflüssig: Die Mitarbeiter verbringen täglich zwanzig Minuten damit, ihn zu schreiben, während die Manager nur fünf Sekunden darauf verwenden, ihn überzublicken. Beide Seiten empfinden dies als Zeitverschwendung. Chen Xin sagt, dass dieses "ineffiziente und unwirksame" Dilemma fast in jedem Unternehmen besteht und es ist genau der Ausgangspunkt für sein Startup-Unternehmen.

Entstehung: Die Erkenntnis der Management-Lücke aus dem "Tagesbericht-Dilemma"

Chen Xin hat das Problem erstmals während eines Praktikums in der Universität bemerkt. In seinem Team mussten etwa ein Dutzend Leute jeden Abend ihren Tagesbericht in der WeChat-Gruppe posten. Einige Leute fassten ihre Arbeit gründlich in drei- bis vierhundert Wörtern zusammen, andere kopierten einfach alte Inhalte, und wieder andere "schlurften" und schrieben einfach irgendetwas hin. Infolgedessen konnten die Manager die Nachrichten gar nicht alle lesen. "Der Chef sieht eine Menge Texte, aber er kann nicht beurteilen, wer wirklich etwas getan hat und wer nur eine Reihenfolge von Aktivitäten aufschreibt", sagt Chen Xin. Später, als er selbst Praktikanten bei einem Projekt leitete, war die Situation noch schlimmer: Bei einer dreissigminütigen Sitzung brauchte er bereits die Hälfte der Zeit, um die Tagesberichte zu überprüfen. Er erkannte, dass es sich nicht um ein Problem eines einzelnen Unternehmens handelt, sondern um eine allgemeine Lücke in der Effizienz des Managements von kleinen und mittleren Unternehmen. Einige Umfragedaten bestätigen seine Vermutung: 78 % der kleinen und mittleren Unternehmen sammeln immer noch Tagesberichte über WeChat-Gruppen oder Excel-Tabellen, und die Manager geben im Durchschnitt 27 % ihrer Arbeitszeit für die Überprüfung der Echtheit der Informationen hin. Dies ist zeitaufwändig und fördert leicht Misstrauen. "Der ursprüngliche Zweck des Tagesberichts war es, den Fortschritt aller zu synchronisieren, aber am Ende hat es sich eher in eine Art 'Schauspiel' verwandelt", sagt Chen Xin lächelnd.

Produkt: KI-generierte Tagesberichte und Effizienz-Check

Die Kernlogik von WorkViz besteht darin, dass die Daten automatisch "sprechen". Die Software sammelt im Hintergrund Verhaltensdaten, die am besten den Arbeitszustand widerspiegeln, wie z. B. die Häufigkeit des Fenstertauschs, die Eingaben von Tastatur und Maus, die Nutzung von gängigen Softwareprogrammen und Bildschirmfotos (diese werden unscharf gemacht, um vertrauliche Informationen zu schützen). Diese Daten werden nachts gesammelt und an ein OCR- und Semantikmodell gesendet, um daraus einen Tagesbericht zu erstellen, der am nächsten Morgen an die Manager gesendet wird.

Außer dem Tagesbericht erstellt das System auch einen "Effizienz-Check-Bericht". Dieser Bericht sagt den Chefs nicht nur, "was heute getan wurde", sondern gibt auch eine Trendanalyse: Hat die Konzentration der Mitarbeiter nachgelassen? Wo gibt es Rückarbeiten? Funktioniert die Zusammenarbeit reibungslos?

In einem Pilotunternehmen war die Rückmeldung eines Projektmanagers sehr typisch: "Früher musste ich nach der Arbeit eine halbe Stunde damit verbringen, die Tagesberichte zu sammeln. Jetzt öffne ich einfach am Morgen WorkViz und sehe auf einem Diagramm den Fortschritt der gesamten Gruppe. Es ist sofort klar, wer hinterher hängt und wer vorne liegt."

Herausforderungen: Kostensenkung und Beseitigung von Missverständnissen

Natürlich verläuft der Weg eines Startup-Unternehmens nie reibungslos. Chen Xin und sein Team sind auf zwei große Probleme gestoßen.

Das erste Problem ist die Kosten. Die Kosten für die Datenverarbeitung durch KI-Modelle sind nicht gering, insbesondere bei OCR und Semantikverständnis. Wenn man diese Funktionen in Echtzeit über die Cloud nutzt, ist es für kleine und mittlere Unternehmen fast unerschwinglich. Die Lösung des Teams besteht darin, die Verarbeitung von Echtzeit auf Offline umzustellen. Das System verarbeitet die Daten nur nachts und verteilt die Rechenlast auf die Nachthochzeiten. Dadurch sinken die Kosten auf weniger als 3 Yuan pro Person pro Tag, im besten Fall auf 1 Yuan.

Das zweite Problem ist die Wahrnehmung der Mitarbeiter. Viele Mitarbeiter empfinden die "Verhaltensdatenerfassung" intuitiv als Überwachung. Chen Xin weiß genau, dass das Produkt nicht eingeführt werden kann, wenn man diese Bedenken nicht klärt. Deshalb haben sie mehrere "Puffer-Mechanismen" entworfen: Erstens werden alle Daten lokal gespeichert und über das interne Netzwerk übertragen, um eine Datenleckage zu vermeiden. Zweitens werden die Bildschirmfotos automatisch unscharf gemacht, um private Informationen zu entfernen. Schließlich gibt es ein kleines Icon im System-Tray, mit dem die Mitarbeiter die Datenerfassung jederzeit pausieren oder die Datensammlung überprüfen können. "Wir möchten vermitteln, dass dies ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung ist, nicht ein Überwachungstool", sagt Chen Xin. In der Pilotphase waren viele Mitarbeiter zunächst ablehnend, aber als sie sahen, dass die Tagesberichte automatisch generiert werden und sie nicht mehr selbst schreiben müssen, änderte sich ihre Einstellung um 180 Grad. Einige sagten sogar: "Endlich muss ich nicht mehr den Tagesbericht erfinden. Es ist so bequem!"

Geschäftsmodell: Günstiges SaaS-Modell, einfach umsetzbar

Beim Geschäftsmodell hat das Team sich für die praktikabelste Lösung entschieden: Ein SaaS-Abonnement, das pro Person und Tag abgerechnet wird, mit einem Mindestpreis von 1 Yuan pro Person und Tag.

Dieser Preis ist fast so niedrig wie der einer Mineralwasserflasche, aber es kann die stundenlange, triviale Arbeit eines HR-Managers oder Projektmanagers ersetzen. Chen Xin erklärt: "Wir verkaufen nicht eine hochkarätige KI, sondern ein Werkzeug, dessen Nutzen man sofort spürt." Im Vergleich zu einigen Management-Softwarelösungen auf dem Markt, die pro Person oft mehrere Dutzend oder sogar hundert Yuan kosten, ist der Preis von WorkViz besonders "freundlich". Bei einer Präsentation zog ein Industriebetriebler seinen Handy heraus und sagte: "Bereitstellen Sie mir zunächst 50 Benutzerkonten, damit ich es ausprobieren kann."

Derzeit zielt das Team hauptsächlich auf kleine und mittlere Software-Outsourcing-Unternehmen, Remote-Teams und Personal-intensive Unternehmen ab. Diese Unternehmen haben im Allgemeinen viele Mitarbeiter und vielfältige Aufgaben, hohe Managementkosten, aber begrenzte Budgets. Sie haben daher einen hohen Bedarf an kostengünstigen und effizienten Tools.

Zukunft: Vom Tagesbericht zum Effizienz-Betriebssystem

In Chen Xins Vorstellung ist der Tagesbericht nur der Einstiegspunkt. In den nächsten drei bis fünf Jahren wird WorkViz schrittweise zu einem Unternehmens-Effizienz-Middleware erweitert.

Dies bedeutet, dass die Manager nicht nur die Tagesberichte sehen können, sondern auch in Echtzeit das Leistungsprofil des Teams kennen: Wer hat in einem Projekt die Schlüsselaufgaben übernommen? Wer liegt hinterher? An welchen Stellen gibt es häufig Rückarbeiten? Selbst die Risiken einer Projektverzögerung können durch Trendanalysen vorhergesagt werden. "Unser letztes Ziel ist es, dass Unternehmen weniger Fehlschritte machen und die Projektlaufzeit von sechs auf vier Monate verkürzt wird", sagt Chen Xin. "Wenn wir einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern zwei Personalstellen sparen können, hat sich das Produkt gelohnt." Er hat auch noch größere Pläne für die Zukunft: Wenn WorkViz mit Unternehmens-Apps wie WeChat für Unternehmen und DingTalk verbunden wird, kann es zu einem "Effizienz-Betriebssystem" werden. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr täglich mechanische Arbeit verrichten, und die Manager können auf der Grundlage von Daten Entscheidungen treffen, statt sich auf ihr Gefühl zu verlassen.

Das Herzenswunsch des Unternehmers: Keine Schnörkel, nur Problemlösung

Wenn man Chen Xin über seinen Grund für das Gründen eines Unternehmens fragt, spricht er mit Bestimmtheit. "Ich möchte keine aufwendigen Dinge machen. Wir haben uns einfach auf ein Problem konzentriert, das am meisten Zeit verschwendet, und es gelöst. Der Rest lässt sich von den Daten selbst erzählen." Für einen jungen Menschen, der gerade seine Studien beendet hat, ist es nicht einfach, ein Produkt von Grund auf neu zu entwickeln. Knappe Finanzen, fehlende Mitarbeiter und äußere Zweifel sind alltägliche Realitäten. Aber Chen Xin glaubt, dass diese Hindernisse überwunden werden müssen. "Meine Eltern raten mir immer, einen sicheren Job zu suchen, aber ich bin überzeugt, dass der wahre Wert eines Unternehmens darin besteht, ein Problem zu erkennen und den Mut zu haben, es zu lösen." Er pausiert einen Moment und fügt dann lächelnd hinzu: "Der Tagesbericht ist zwar klein, aber hinter ihm steht eine Veränderung der gesamten Unternehmensverwaltung. Wenn man Vertrauen auf der Grundlage von Tatsachen aufbauen kann, lohnt es sich."