Langjährige Pre-Sales-Erfahrungen werden zu Unternehmensressourcen: Der Lösungs-Agent ermöglicht es neuen Mitarbeitern, Lösungsvorschläge auf dem Niveau erfahrener Experten zu erstellen.
„Intelligenter Editor für Lösungsvorschläge“ für KMU: Eine Produktswissensdatenbank, die Lösungen für unterschiedliche Kundenszenarien abgleicht
Für KMU wie Systemintegratoren, Gerätehersteller und Vertriebsdienstleister ist das „Erhalten von Geschäftschancen – Einreichen von Lösungsvorschlägen“ die erste Hürde im Vertrieb: Die Kundenszenarien sind vielfältig, die Anforderungen an die Vorschläge sind unterschiedlich, und nur wenige Mitarbeiter im Unternehmen können Vorschläge verfassen. Jeder Tag, an dem der Vorschlag verspätet eingereicht wird, senkt die Wahrscheinlichkeit eines Vertragsabschlusses. Ein noch verbreiteteres Dilemma ist: Kunden können die spezifischen Schwierigkeiten und den aktuellen Zustand, mit denen sie konfrontiert sind, oft kaum detailliert beschreiben, aber der Vorschlag muss schnell und zielgerichtet erstellt werden. Bei jeder neuen Anforderung muss das Pre-Sales-Team Zeit aufwenden, um mit dem Vertrieb zu kommunizieren, und sogar den Vorschlag aus der Vorstellung zusammenstellen. Ein solcher Vorschlag kann den Kunden kaum überzeugen, lässt den Kunden zudem leicht an der Professionalität des Unternehmens zweifeln und senkt somit die Vertragsabschlussrate.
„Intelligente Einheit für Lösungsvorschläge“ ist eine Arbeitsfläche für Dokumentenintelligenz: Das Unternehmen speichert seine eigenen Produktmaterialien und Lösungs paradigmen in Vorlagen für Vorschläge und eine Wissensdatenbank für das Schreiben, lädt dann die Hintergrunddaten des Kunden hoch, und die intelligente Einheit erstellt das Dokument Kapitel für Kapitel gemäß der Vorlage, formatiert es automatisch und liefert direkt eine lieferbare Word-Lösung für den Kunden.
Viele Anforderungen, schwierige Reaktion: Das Dilemma der Lösungsauslieferung bei KMU
Im Gegensatz zu Großunternehmen, die über spezialisierte Abteilungen für Vorschläge verfügen, bearbeiten bei KMU oft einzelne Mitarbeiter mehrere Vertriebsanforderungen, sogar der Vertriebsmitarbeiter selbst verfasst den Vorschlag. Die Anforderungen der Kunden sind teils echt, teils unecht: Einige sind langjährige Schmerzpunkte, die praktisch gelöst werden müssen; andere sind nur spontane Gedanken, bei denen man prüfen möchte, ob Sie sie umsetzen können. Die Echtheit der Anforderungen kann durch die Erfahrung des Vertriebs beurteilt werden, aber der Vertragsabschluss hängt nicht vollständig von der Echtheit der Anforderung ab – eine echte Anforderung kann durch die Konkurrenz scheitern, und ein scheinbar spontaner Gedanke kann durch die Aufmerksamkeit einer Führungskraft zum Vertragsabschluss führen. Daher müssen KMU jede Kundenkommunikation und jede Geschäftschance ausreichend wertschätzen, da sie die Hoffnung für die Unternehmensentwicklung darstellen. Eigentlich sollte der Vertrieb dem Kunden einen hochwertigen Vorschlag liefern, der dem aktuellen Zustand entspricht, die Probleme des Kunden löst und die Vorteile der eigenen Produkte hervorhebt. Dies steht aber im Widerspruch zu der Situation von KMU mit wenigen Mitarbeitern und begrenzten Ressourcen.
Die meisten gängigen KI-Tools weisen bei der Unterstützung der Erstellung von Vorschlägen deutliche Mängel auf: Die Ausgaben von Konversationsmodellen sind nur rohe Texte, Format und Tabellen müssen selbst angepasst werden; das Modell erfindet zudem Parameter – das generierte Modell aus der letzten Generation stimmt nicht mit dem aktuellen überein; bei der segmentierten Generierung langer Vorschläge ist die Konsistenz der Aussagen noch schwerer zu gewährleisten. Als formelles Dokument, das an den Kunden übermittelt wird, wirken sich all diese Probleme direkt auf die Beurteilung der Professionalität des Unternehmens durch den Kunden aus und sind keineswegs kleine Mängel.
Speichern Sie „was verkauft wird“ in einer Wissensdatenbank, laden Sie „was der Kunde will“ als Material hoch
Der Ansatz von „Intelligenter Einheit für Lösungsvorschläge“ besteht darin, die Erstellung von Vorschlägen in „einmalige Speicherung, wiederholte Nutzung“ aufzuteilen. Auf Unternehmensseite werden über die Arbeitsfläche der Wissensdatenbank Produktparameter, Preissysteme, Erfolgsfälle, Lösungsparadigmen und Prüfregeln nacheinander erfasst, um eine eigene Wissensdatenbank zu bilden – sie bestimmt, was in dem Vorschlag steht, wo die Parameter entnommen werden und welche Aussagen nicht auftreten dürfen. Das entspricht der Umwandlung der Erfahrung erfahrener Pre-Sales-Mitarbeiter in Unternehmensvermögen: Es geht nicht verloren, wenn Mitarbeiter wechseln, und neue Mitarbeiter können Vorschläge auf dem Niveau erfahrener Mitarbeiter erstellen; die Änderung der Wissensdatenbank ändert das Generierungsverhalten, sodass die Aussagen der Vorschläge stets der Unternehmensstrategie folgen.
Auf Kundenseite werden nach dem Hochladen von Ausschreibungsunterlagen, Anforderungsbeschreibungen und Hintergrundmaterialien diese automatisch analysiert und in die Datenbank eingepflegt. Die Prüfung des Vorbereitungsstands für das Schreiben vor Beginn der Arbeit der intelligenten Einheit gibt Hinweise auf fehlende Inhalte, während des Schreibens werden die Materialien automatisch abgerufen und die Quellen angegeben. Die Generierung erfolgt nicht „stückweise im Gespräch“: 12 strukturierte Dokumententools ermöglichen es der intelligenten Einheit, direkt im Dokument abschnittsweise zu schreiben, Tabellen einzufügen, Abbildungen einzufügen und Absätze zu ändern. Fünf Ebenen von Überschriften, automatisches Inhaltsverzeichnis, Deckblatt, Kopfzeile, Seitenzahlen und beschriftete Tabellen werden auf einmal erstellt, sodass das exportierte Dokument direkt als Word-Datei an den Kunden übermittelt werden kann. Alle Zahlen im gesamten Dokument stammen aus einer einzigen Quelle – der Projektparametertabelle und der Liste der Geschäftsobjekte. Die Konsistenz von Modell, Menge und Betrag wird durch eine Konsistenzprüfung erzwungen, alle Änderungen werden automatisch gesichert und können jederzeit rückgängig gemacht werden.
Im Vergleich zu allgemeinen Sprachmodellen wie Doubao liegen die Unterschiede in zwei Punkten: Erstens das Ergebnis – es ist kein Textabsatz, sondern ein formelles, formatiertes und lieferbares Dokument; zweitens die Kontrollierbarkeit – Parameter, Preise und Aussagen werden durch die eigene Wissensdatenbank des Unternehmens bestimmt, nicht durch die spontane Ausgabe des Modells.
Eine eigene Wissensdatenbank, die die Generierung von Vorschlägen für unterschiedliche Kundenszenarien abbildet
Von einem einzelnen Vorschlag zu einer vollständigen Vertriebswaffenkammer
Für ein KMU kann die Nutzung dieses Mechanismus sehr konkret sein: Zuerst füttern Sie die Wissensdatenbank mit Produktbroschüren, Parametertabellen und mehreren historischen gewonnenen Vorschlägen und wählen die vom Unternehmen üblicherweise verwendete Vorschlagsvorlage aus. Zweitens laden Sie bei Erhalt einer neuen Geschäftschance die Ausschreibungsanforderungen oder Anforderungsbeschreibungen des Kunden hoch. Drittens klären Sie im Gespräch die Schwerpunkte, und ein Word-Vorschlag, der dem Kundenszenario entspricht und die eigenen Produkte sowie das Preissystem enthält, ist fertiggestellt. Die Details können im Gespräch weiter feinjustiert werden. Die Erstellung von Vorschlägen wandelt sich von „jedem Kunden von Grund auf neu schreiben“ zu „einmal speichern, jedes Mal wiederverwenden“, sodass auch neue Mitarbeiter Aufgaben zur Erstellung von Vorschlägen unabhängig übernehmen können.
Das anwendbare Profil ist klar: Systemintegratoren und Ingenieurdienstleister, die wiederholt auf Kundenanforderungen reagieren müssen; Produkt- und Gerätehersteller mit festen Produktlinien, deren Vorschläge sich je nach Kundenszenario ändern; Vertriebspartner und Dienstleister, die mehrere Marken vertreten und Vorschläge nach Kundekombinationen konfigurieren müssen; sowie Beratungs- und Dienstleistungsteams, die verschiedene Arten von Dokumentenanforderungen bearbeiten. Für Unternehmen mit komplexen Vorschlagssystemen kann das Team zudem einen Anpassungsservice für die Wissensdatenbank anbieten, um branchenspezifische Methoden direkt in die Wissensdatenbank zu integrieren.
Die aktuell praktisch erlebbare Seite der laufenden intelligenten Einheit für Lösungsvorschläge
Was den Fortschritt betrifft, ist die gesamte Kernkette des Produkts implementiert: 12 strukturierte Dokumententools, das System von Vorlagen und Schreibanweisungskarten, Wissensdatenbank und Konsistenzprüfung sowie der determinierte Exportprozess sind alle realisiert worden. Zudem wurde der gesamte Prozess von der Vorlagenanalyse, der kapitelweisen Erstellung, der Konsistenzprüfung bis zur Formatierung und dem Export mit echten Machbarkeitsstudienmaterialien eines staatlichen Investitions-Informatisierungsprojekts validiert.
Aus Sicht des Teams ist die Erstellung von Vorschlägen bei KMU ein Szenario, bei dem „der Inhalt weitgehend feststeht, die Kombination sich jederzeit ändert“, was sich natürlich für die Produktionsweise „Wissensdatenbank + Vorlage + strukturierte Generierung“ eignet. Das Ziel des Teams ist es, jedem KMU eine Vertriebswaffenkammer zur Verfügung zu stellen, die mit dem Geschäft wächst: Kunden ändern sich, Szenarien ändern sich, aber die Vorschläge bleiben stets professionell, zeitgerecht und in sich konsistent.
Ansprechpartner für das Projekt: Chen Zhe