Im KI-Zeitalter ist es ausgerechnet der „Assistent“, den man um einen Gründer herum keinesfalls leichtfertig einstellen darf.

Vor einigen Jahren schrieb ich einen Artikel mit dem Titel „Gründer, die Assistenten einsetzen, sollten keine „Lehrlinge ausbilden“, sondern „Töchter aufziehen“. Dieser Artikel wurde von vielen Gründern weiterverbreitet, und bis heute fragen mich Leute, die ihn gelesen haben: „Meiji, kannst du mir helfen, einen Assistenten zu finden?“

Einige Jahre später hat sich meine Einschätzung zur Rolle des Geschäftsassistenten für Gründer nicht geändert, aber seit dem Aufkommen von KI haben sich die Anforderungen an diese Position verändert. Ich bin zunehmend der Meinung, dass im KI-Zeitalter die Position des „Assistenten“, auch genannt „Chefassistent“, diejenige ist, bei der Gründer am wenigsten willkürlich einstellen dürfen.

Denn sie scheint eine „kleine Position“ zu sein, steht dem Gründer aber sehr nah. Die Stelle ist vielleicht nicht hochrangig, das Gehalt nicht so hoch wie das eines CXO, aber er hört Sätze, die der Gründer noch nicht vollständig durchdacht hat, kommt mit Strategien in Kontakt, die noch nicht veröffentlicht sind, sieht die Geschäfte, Kunden, Daten und Beziehungen des Unternehmens und erlebt auch die Momente, in denen der Gründer am meisten zögert, erschöpft ist und keine Antworten hat.

Daher verliert ein Gründer bei der falschen Wahl eines Assistenten nie nur das Gehalt, sondern viel mehr an Zeit, Vertrauen und Prozessen, die eigentlich vorangetrieben werden sollten, aber am Ende spurlos verschwinden.

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Heutige Gründer brauchen keinen traditionellen Verwaltungsassistenten

Die drei Generationen von Gründern der Jahrgänge 1970, 1980 und 1990 haben eine offensichtliche Gemeinsamkeit: Sie sind alle sehr handlungsfähig. Seit dem ersten Tag des Unternehmertums erledigen sie alles selbst: Sie buchen Flugtickets selbst, planen ihre Termine selbst, suchen Informationen selbst, vereinbaren Besprechungen selbst – mit einem Handy und einem Computer erledigen sie viele Dinge in wenigen Minuten.

Daher lautet die erste Reaktion vieler Gründer, wenn sie nach einem Assistenten gefragt werden: „Ich kann all diese Dinge selbst erledigen, warum sollte ich noch eine Person einstellen?“

Ehrlich gesagt, wenn es nur darum geht, Flugtickets zu buchen, Termine zu planen, Ausgaben zu erstatten und Besprechungen zu organisieren, braucht man heute nicht unbedingt eine eigene Person dafür. KI und verschiedene digitale Tools können viele traditionelle Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Aber was heutige Gründer wirklich brauchen, ist auch kein traditioneller Verwaltungsassistent. Sie brauchen eine junge, kluge und schnell lernende Person. Er soll verstehen, was Sie sagen, sogar das, was Sie noch nicht vollständig ausgesprochen haben; er soll Ihnen helfen, Informationen zu sammeln, Gedanken zu ordnen, Projekte voranzutreiben und Ergebnisse zu verfolgen, um Ihre Entscheidungs- und Arbeitseffizienz wirklich zu steigern; und er soll mit Ihnen in die Geschäfte eintreten und an neuen Erkundungen von 0 auf 1 teilnehmen.

Diese Person muss sowohl fachliche Kompetenz als auch Geschäftskompetenz und Dienstleistungsbewusstsein haben. Heute kommt eine neue Anforderung hinzu: Sie muss über ausreichend gute KI-Kompetenz verfügen.

Es ist sehr schwierig, dass all diese Fähigkeiten gleichzeitig in einer Person vereint sind. Menschen mit Geschäftskompetenz arbeiten normalerweise im Geschäftsbereich; Menschen mit fachlicher Kompetenz arbeiten normalerweise in Fachbereichen; junge Menschen mit starken KI-Fähigkeiten ziehen es vor, in Produkt, Betrieb und Technik zu arbeiten.

Jetzt erwarten Sie, dass er nicht nur Fachwissen, Geschäftswissen und KI versteht, sondern auch bereit ist, neben dem Gründer zu stehen und andere bei der Umsetzung von Dingen zu unterstützen.

Daher sage ich oft: Einen wirklich guten Geschäftsassistenten für Gründer zu finden, ist nicht weniger wichtig als die Einstellung einer Führungskraft. Er ist kein billigerer Ausführender, sondern der Arbeitspartner des Gründers, eine Person, die mit Ihnen zusammenarbeitet und gemeinsam Aufgaben erledigt. Der Geschäftsassistent des Gründers ist keine Kosten, sondern ein Vermögen. Sie zahlen nicht nur ein Gehalt, sondern investieren in eine Person, die in Zukunft an Wert gewinnen kann.

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Diese Position verstärkt vor allem den Gründer selbst

Wenn das Unternehmen einen Umsatz von 100 Millionen, 500 Millionen oder 1 Milliarde erreicht hat, gibt es etwas, das wertvoller ist als Geld: die Zeit des Gründers. Viele Gründer sind sehr beschäftigt, aber Beschäftigung bedeutet nicht, dass ihre Zeit richtig genutzt wird.

Einige Gründer halten mehr als zehn Besprechungen pro Tag, aber nach Ende der Besprechungen wird niemand wirklich die Dinge vorantreiben; einige Gründer tragen Dutzende von wichtigen Angelegenheiten im Kopf, von denen jede wichtig ist, aber am Ende wird nur jede ein wenig vorangebracht; andere Gründer ziehen die wenigen guten Geschäftskräfte ab, um mit ihnen Innovationen und neue Wachstumskurven zu entwickeln, sodass das alte Geschäft nicht mehr betreut wird und das neue Geschäft auch nicht vorankommt.

Gründer fehlt es nicht an Ideen, auch nicht an Fähigkeiten. Oft fehlt es ihnen nur an Zeit und Raum, um qualitativ hochwertige Entscheidungen zu treffen.

Ein guter Geschäftsassistent kann den Gründer aus mindestens drei Aspekten verstärken.

Erstens: Steigerung der Informations- und Entscheidungseffizienz. Er kann Branchenforschungen durchführen, Marktinformationen sammeln, Wettbewerber analysieren und auch tief in die Geschäftsszenarien eintreten, um die in der Organisation verstreuten Informationen neu zu ordnen. Er trifft keine Entscheidungen anstelle des Gründers, sondern wird zum „Geschäftssonde“ des Gründers, um dem Chef zu helfen, schneller der Realität näherzukommen.

Zweitens: Dem Gründer helfen, Projekte und Aufmerksamkeit zu verwalten. Die meisten Projekte in wachsenden Unternehmen sind nicht von Anfang an klar durchdacht. Oft hat der Gründer nur eine vage Vorstellung, das Team versteht die Hälfte davon, und nach halber Arbeit wird es durch andere Dinge unterbrochen. Zu diesem Zeitpunkt ist der Geschäftsassistent wie der „24-Stunden-Wecker“ des Gründers: Er soll wissen, welche Dinge weiter verfolgt werden müssen, welche Dinge zusätzliche Informationen brauchen, welche Dinge gestoppt werden sollen und welche Probleme wieder auf den Tisch des Gründers zurückgebracht werden müssen. Er hilft dem Gründer, Prioritäten und Aufmerksamkeit zu verwalten. Diese Rolle kann nach unten als Betriebsassistent, nach oben als PM und sogar in Zukunft als PMO oder kleiner COO fungieren.

Drittens: Dem Gründer helfen, kostengünstige Erkundungen von 0 auf 1 durchzuführen. KI, Inhalte, internationale Expansion, neue Geschäfte, neue Produkte – Gründer sehen täglich viele Chancen, aber nicht jede Chance lohnt es sich, sofort eine Abteilung zu gründen, zehn Personen einzustellen und eine Gruppe von Führungskräften einzusetzen. Ein junger Mensch, der das Geschäft versteht, KI beherrscht und schnell handelt, kann zuerst Informationen sammeln, Prototypen bauen, Tests durchführen und Feedback einholen. Wenn das Projekt erfolgreich ist, werden Ressourcen eingesetzt; wenn es nicht funktioniert, wird es so schnell wie möglich gestoppt, sodass man nicht zu viel Aufwand betreibt und am Ende scheitert.

Früher war ein guter Geschäftsassistent hauptsächlich der Zeithebel des Gründers, heute soll er auch der Informationshebel, KI-Hebel und Innovationshebel des Gründers sein. Er steht an Ihrer Seite, nimmt Ihre Informationsdichte auf und übernimmt Ihre Betriebsszenarien. Viele gute Geschäftsassistenten werden später die Leiter Ihrer neuen Geschäfte.

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Im KI-Zeitalter darf der Assistent nicht jemand sein, der KI weniger versteht als der Gründer

Heute gibt es einen sehr praktischen neuen Standard für Gründer bei der Einstellung von Geschäftsassistenten: Sie können keine Person einstellen, die KI weniger versteht und weniger handlungsfähig ist als Sie selbst, um Ihre Effizienz zu steigern.

Der Geschäftsassistent des Gründers muss nicht viel besser sein als der Chef, aber in der Welt der KI und der jungen Menschen sollte er dem Chef einen halben oder einen ganzen Schritt voraus sein. Der Chef braucht nicht die beste Person der Welt, sondern eine Person, die er selbst gut führen kann und die ihm kontinuierlich neue Impulse gibt.

Wenn der Gründer selbst täglich KI nutzt, um Informationen zu suchen, Pläne zu schreiben, Analysen durchzuführen und Besprechungen zu ordnen, während der Assistent nur bei grundlegender Suche und Dokumentenverwaltung bleibt, können die beiden bald nicht mehr miteinander kommunizieren. Er versteht nicht, was ein Agent ist, den Sie erwähnen; wenn Sie ein neues Tool entdecken, müssen Sie es am Ende selbst erforschen; wenn Sie hoffen, dass er eine KI-Erkundung für Sie durchführt, fragt er Sie zuerst, wie der erste Schritt lautet. Sie wollten jemanden einstellen, um sich selbst zu verstärken, aber am Ende müssen Sie noch Zeit aufwenden, um ihm beizubringen, wie man Tools nutzt – das ist genau das Gegenteil von dem, was Sie wollen.

KI-Kompetenz ist heute nicht nur eine Werkzeugkompetenz, sondern steht zu einem großen Teil für die Informationsempfindlichkeit, Lerngeschwindigkeit und Handlungsfähigkeit eines jungen Menschen sowie dafür, ob er an der Spitze der heutigen jungen Generation steht.

Besonders wenn der Gründer hofft, dass diese Person ihm hilft, mit der jüngeren Generation in Kontakt zu treten, muss er die „Allgemeinsprache“ der jungen Menschen beherrschen. Heute ist KI ein sehr wichtiger Teil dieser Allgemeinsprache: Er soll wissen, was junge Menschen gerade sehen, nutzen und diskutieren, er soll die neuen Veränderungen von außen an den Gründer weitergeben und die geschäftlichen Urteile des Gründers in Dinge übersetzen, die junge Menschen verstehen und gerne mitmachen.

Ich nenne diese Gruppe junger Menschen „KI-Unternehmensbegleiter“. KI-Unternehmensbegleiter sind junge Menschen der neuen Generation im KI-Zeitalter, die Unternehmungslust haben und förderungswert sind – sie kommen nicht zu großen Unternehmen, um eine Standard-Schraube zu sein. Diese Generation von jungen Menschen verliert zunehmend die Faszination für große Unternehmen: Sie glauben nicht mehr automatisch, dass große Konzerne, renommierte Universitäten, hohe Dienstgrade und hohe Gehälter die einzig richtige Antwort sind. Statt zu fragen „In welches Unternehmen bin ich eingetreten?“, interessieren sie sich mehr: Wem widme ich meine Zeit? Mit wem verbringe ich jeden Tag? Ist diese Person es wert, ihr zu folgen? Ist das, was er tut, etwas, an dem ich wirklich teilhaben möchte? Werde ich hier nur als Arbeitskraft gesehen, oder habe ich die Chance, in echte Geschäfte einzutreten, an Entscheidungen teilzunehmen und Verantwortung für Ergebnisse zu übernehmen?

Daher kann im KI-Zeitalter der Geschäftsassistent des Gründers auch eine Art von KI-Unternehmensbegleiter sein. Er steht an der Seite des Gründers, erfüllt die unterstützende Funktion eines Assistenten und nimmt gleichzeitig an Geschäften, Erkundungen und Betrieb teil; er kommt nicht, um dem Chef kleine Nebensächlichkeiten zu erledigen, sondern um im echten Kampf mit KI und seinen eigenen Fähigkeiten allmählich zur nächsten Generation von Geschäftskräften zu werden.

Aber das bedeutet auch, dass Gründer nicht nur eine gewöhnliche Assistentenstelle anbieten können, um solche Menschen anzuziehen.

Wirklich gute junge Menschen suchen nicht nur eine Assistentenstelle, sondern wählen eine Person, der sie folgen können, und einen Kampf, der es wert ist, ausgefochten zu werden.

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Das Schwierigste bei dieser Position ist zu beurteilen, ob zwischen den beiden Personen Chemie besteht

Bei der Einstellung für gewöhnliche Positionen achten wir normalerweise auf Fähigkeiten, Erfahrungen und Ergebnisse.

Bei der Einstellung eines Assistenten für den Gründer sind Fähigkeiten natürlich wichtig, aber nicht genug. Diese Position hat eine sehr weiche, aber entscheidende Beurteilung: Haben die beiden Personen, die zusammen sitzen, Chemie? Einfach ausgedrückt: Fühlt ihr euch wohl, wenn ihr zusammen seid? Könnt ihr gut miteinander reden? Könnt ihr lange Zeit zusammenarbeiten? Der wirkliche Passpunkt für den Geschäftsassistenten des Gründers ist nicht nur die Fähigkeit, sondern die gleiche Frequenz im Denken.

Manche Leute haben einen sehr guten Lebenslauf und keine Probleme mit Fähigkeiten, aber wenn sie vor Ihnen sitzen, mögen Sie sie einfach nicht: Sie verstehen nicht die zweite Hälfte des Satzes, den Sie halb aussprechen; sie erledigen jede Sache korrekt, aber nie so, wie Sie es wollen; Sie finden sie zu langsam, sie finden Sie zu unruhig; Sie wünschen sich, dass sie initiativ sind, sie finden, dass Sie keine klaren Grenzen haben; Sie sprechen direkt, aber sie raten jeden Tag, ob sie Sie beleidigt haben. Solche Leute können in anderen Positionen sehr gut sein, aber an Ihrer Seite sind sie ungeeignet.

Daher kann man den Assistenten des Gründers nicht genau durch das Schreiben einer Stellenbeschreibung und drei Interviewrunden „einstellen“. Er wird eher ausgewählt, getroffen oder sogar zufällig gefunden. Man muss viele Leute treffen, denn nur wenn man genug Leute gesehen hat, weiß man allmählich, welche Person mit Ihnen zusammen langfristig gut arbeiten kann.

Als ich früher erzählte, wie ich in 20 Tagen zwei Assistenten eingestellt habe, erwähnte ich eine etwas „mysteriöse“ Beurteilung: Welcher Charakter passt besser zu Ihnen? Welcher Arbeitsrhythmus macht Sie wohler? Welche Person kann Ihre sprunghaften Gedanken auffangen? Welche Person kann Sie mutig erinnern, aber nicht ständig versuchen, Sie zu erziehen? Diese scheinbar weichen Beurteilungen kommen oft aus der langjährigen echten Erfahrung des Gründers in der Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Die Leute, die am Ende bei Ihnen bleiben, sind Ihre besten Personalproben. (Sie können mir gerne eine private Nachricht schicken, um die von mir veröffentlichte echte Version der Stellenbeschreibung für Geschäftsassistenten von Gründern zu erhalten.)

Natürlich ist Chemie keine blinde Sympathie. Der Geschäftsassistent des Gründers steht Ihnen zu nah, daher muss es neben Sympathie und Übereinstimmung auch Vertrauen geben. Er soll wissen, wo eine Aussage enden soll; welche Dinge er für Sie vorantreiben kann und welche Dinge er unbedingt bei Ihnen zur Bestätigung zurückbringen muss; wann er Sie vertreten darf und wann er niemals Ihren Namen missbrauchen darf. Er kann der Macht nahe kommen, aber er darf nicht von der Macht besessen sein; wenn Sie ihm Vertrauen geschenkt haben, darf er dieses Vertrauen nicht zu seiner eigenen Macht machen.

Ein Teil der Fähigkeiten dieser Position kann im Interview beurteilt werden, aber die Grundeinstellung und das Vertrauen können nur in echten Angelegenheiten überprüft werden. Die Grundeinstellung ergibt sich nicht aus Gesprächen, sondern aus der gemeinsamen Bewältigung von Dingen.

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