Datengovernance, wessen Angelegenheit ist das eigentlich?

Datenverwaltung – wessen Aufgabe ist sie eigentlich?

Wenn diese Frage nicht geklärt wird, ist selbst das Geld für die teuerste Plattform umsonst ausgegeben.

Zuerst die Schlussfolgerung: Datenverwaltung ist die Aufgabe aller, aber es muss jemand die Federführung übernehmen. Unternehmen, die die Datenverwaltung allein an die IT-Abteilung abschieben, geben am Ende das Doppelte des Geldes aus, legen den doppelten Weg zurück und landen trotzdem am falschen Ort.

01 Eine vertraute Sitzung zum Abschieben von Verantwortung

Sie haben an solchen Sitzungen bestimmt schon teilgenommen.

Im Sitzungsraum sitzen der IT-Direktor, die Leiter der Fachabteilungen, der Finanzdirektor und ein extern eingeladener Berater für Datenverwaltung. Das Thema lautet: „Warum kann die Datenqualität stetig nicht verbessert werden?“

Der IT-Direktor beginnt zu sprechen: „Wir haben die MDM-Plattform und das Überwachungstool für Datenqualität eingeführt, alle Regeln sind konfiguriert, aber die Fachabteilungen arbeiten nicht mit. Die eingegebenen Daten sind von Anfang an fehlerhaft, da können wir nichts dagegen tun.“

Der Leiter der Fachabteilung antwortet: „Beim Eingeben hat das System keine Hinweise gegeben, es gab auch keine Schulung. Wer weiß schon, wie die Daten korrekt auszufüllen sind? Außerdem stimmen diese Datenstandards überhaupt nicht mit unserer tatsächlichen Geschäftspraxis überein.“

Der Finanzdirektor runzelt die Stirn: „Die Daten aus jeder Abteilung haben unterschiedliche Definitionen, ich kann die Berichte gar nicht erstellen. Wer ist eigentlich dafür zuständig?“

Dann schauen alle gemeinsam auf den Berater. Der Berater räumt sich den Hals: „Für die Datenverwaltung muss eine Organisationsstruktur aufgebaut und ein Verantwortungssystem klargestellt werden …“

Die Sitzung dauert zwei Stunden, die Schlussfolgerung lautet: Nächste Woche findet eine weitere Sitzung statt.

Wie oft wiederholt sich dieses Szenario in zahlreichen Unternehmen? Wenn Probleme mit Daten auftreten, sagt die IT, die Fachabteilungen arbeiten nicht mit, die Fachabteilungen sagen, das System sei schlecht zu bedienen, die Finanzabteilung sagt, die Definitionen sind nicht einheitlich, am Ende übernimmt niemand die Verantwortung.

Warum passiert das? Weil von Anfang an eine grundlegende Frage nicht geklärt wurde – Datenverwaltung, wessen Aufgabe ist sie eigentlich?

02 Die vier „Heimatorte“ der Datenverwaltung

Schauen wir zuerst, wo die Datenverwaltung in Unternehmen normalerweise angesiedelt ist. Grundsätzlich gibt es vier „Heimatorte“:

Erster Heimatort: Die IT-Abteilung

Das ist die traditionellste Zuordnung. Die Daten befinden sich im System, das System wird von der IT verwaltet, also werden die Daten auch von der IT verwaltet. Logisch betrachtet ist das nachvollziehbar, aber in der Praxis läuft das in die falsche Richtung.

Die IT kann die technischen Aspekte verwalten – wie die Datenbank aufgebaut wird, wie die Schnittstellen verbunden werden, wie die Zugriffsrechte gesteuert werden. Aber die IT kann die fachlichen Aspekte nicht verwalten: Wie der Kundenname auszufüllen ist, wie die Materialklassifizierung aufgebaut ist, wie die Finanzkonten zuzuordnen sind. Das sind fachliche Aufgaben, auch die fähigste IT-Abteilung kann diese Entscheidungen nicht für die Fachabteilungen treffen.

Wenn die Datenverwaltung bei der IT angesiedelt ist, besteht das größte Risiko darin: Die technischen Lösungen werden immer ausgefeilter, aber kein einziges fachliches Problem wird gelöst. Die Plattform wird perfekt aufgebaut, aber die Daten bleiben trotzdem unsauber.

Zweiter Heimatort: Die Abteilung für Compliance/Risikokontrolle

In stark regulierten Branchen wie Finanzwesen oder Gesundheitswesen wird die Datenverwaltung oft der Compliance- oder Risikokontrollabteilung unterstellt. Das Compliance-Team achtet darauf, ob die Daten gespeichert und verwendet werden dürfen und ob es Risiken von Verstößen gibt.

Das ist nicht falsch, aber wenn die Datenverwaltung vollständig von Compliance getrieben wird, neigt sie zu einem anderen Extrem – nur Einschränkungen vorzugeben und keine Unterstützung zu leisten. Die Daten sind zwar sicher, aber niemand kann sie nutzen, die Fachabteilungen empfinden die Datenverwaltung nur als „Störfaktor“.

Dritter Heimatort: Das Team für Datenverwaltung

Reifere Unternehmen gründen spezielle Teams für Datenmanagement oder Datenverwaltung, die von einem CDO (Chief Data Officer) oder einem Leiter der Datenverwaltung geführt werden. Das ist die derzeitige Hauptrichtung.

Aber dieses Team steht oft vor einer peinlichen Situation: Es hat Verantwortung, aber keine Befugnisse. Wenn Probleme mit Daten auftreten, soll es die Verantwortung übernehmen, aber es hat keine Befugnis, die Fachabteilungen zu verlangen, Prozesse, Systeme oder Gewohnheiten zu ändern. Ohne Genehmigung durch die Führungsebene ist das Team für Datenverwaltung nur ein „Kommandant ohne Soldaten“.

Vierter Heimatort: Die Fachabteilungen

In den letzten Jahren sagen immer mehr Personen: „Daten sind die Aufgabe der Fachabteilungen“. Marketing, Finanzen, Lieferkette – wer die Daten erzeugt und am häufigsten nutzt, soll für die Daten verantwortlich sein.

Diese Richtung ist richtig, aber wenn die Aufgabe vollständig an die Fachabteilungen übergeben wird, ohne einen einheitlichen Rahmen, führt das Ergebnis dazu, dass jede Abteilung ihr eigenes Vorgehen entwickelt, die Datenstandards zersplittern und bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit keine Übereinstimmung besteht.

Schlussfolgerung: Die Datenverwaltung darf nicht nur in einem einzigen „Heimatort“ angesiedelt sein. Sie braucht ein „föderatives System“ – die Zentrale legt einheitliche Standards fest, alle Fachabteilungen führen sie getrennt durch. Weder darf alles zentralisiert werden (die IT entscheidet allein, die Fachabteilungen akzeptieren es nicht), noch darf alles dezentralisiert werden (jede arbeitet für sich, die Standards kollidieren miteinander).

03 Ein Satz zur Grundeinstellung: Geschäftstätigkeit ist Handlung, Handlung ist Aufzeichnung, Aufzeichnung ist Daten

Huawei hat in seiner Praxis der Datenverwaltung einen Satz vorgeschlagen, der meiner Meinung nach die genaueste Antwort auf die Frage „Wessen Aufgabe sind die Daten“ ist:

Geschäftstätigkeit ist Handlung, Handlung ist Aufzeichnung, Aufzeichnung ist Daten.

Übersetzt bedeutet dieser Satz: Daten entstehen nicht aus dem Nichts, sie sind ein Nebenprodukt von Geschäftstätigkeiten. Ein Verkäufer erfasst eine Bestellung, dadurch entstehen Verkaufsdaten; ein Lagerverwalter führt eine Wareneingangsbuchung durch, dadurch entstehen Lagerdaten; ein Einkäufer erstellt eine Bestellanforderung, dadurch entstehen Einkaufsdaten.

Hinter jedem einzelnen Datensatz steht eine konkrete fachliche Handlung. Wer diese Handlung ausgeführt hat, soll für diesen Datensatz verantwortlich sein.

Daher ist die Antwort klar: Daten sind die Aufgabe der Fachabteilungen. Nicht die Aufgabe der IT, nicht die Aufgabe der Berater, nicht die Aufgabe des Büros für Datenverwaltung.

Aber das bedeutet nicht, dass die IT und das Datenverwaltungsteam keine Aufgaben haben. Ihre Rolle ist die des Ermöglichers und Unterstützers – sie stellen Tools zur Verfügung, legen Standards fest, bauen Prozesse auf, sodass die Fachabteilungen bequem „das Richtige tun“ können.

Mit einem Vergleich ausgedrückt: Datenverwaltung ist wie Verkehrssteuerung. Die Verkehrspolizisten (Datenverwaltungsteam) sind dafür zuständig, Regeln festzulegen, Ampeln aufzustellen und Überwachungskameras zu installieren. Aber diejenigen, die die Regeln tatsächlich einhalten, sind alle Autofahrer (Fachabteilungen). Man kann nicht erwarten, dass der Polizist das Auto für einen fährt, aber ohne Polizisten gerät der Verkehr in Chaos.

04 Vier Rollen: Die Verantwortung wird konkret zugewiesen

Es ist leicht zu sagen „Daten sind die Aufgabe aller“, aber „alle“ bedeutet letztendlich „niemand“. Für die tatsächliche Umsetzung muss die Verantwortung auf konkrete Rollen aufgeteilt werden.

Das in der Branche anerkannte Modell der Datenverantwortung umfasst vier Kernrollen:

Rolle

Wer ist das?

Was ist seine Aufgabe?

Daten-Eigentümer

(Data Owner)

Leiter der Fachabteilung

Legt Standards fest, genehmigt Zugriffsrechte, übernimmt die Verantwortung für die Datenqualität. Hat die endgültige Entscheidungsgewalt über die Daten.

Daten-Verwalter

(Data Steward)

Erfahrene Fachkräfte aus Fachabteilungen + erfahrene Fachkräfte aus der IT

Tägliche Umsetzung. Der fachliche Verwalter ist für die Definition der Standards zuständig, der technische Verwalter ist für die Implementierung der Tools zuständig.

Daten-Erzeuger

(Data Producer)

Mitarbeiter an der Frontlinie

Personen, die Daten eingeben, erfassen und generieren. Wer die Daten eingibt, ist für die Qualität der Ursprungsdaten verantwortlich.

Daten-Nutzer

(Data Consumer)

Analytiker, Berichtsentwickler, Führungskräfte

Nutzt Daten gemäß den Standards und meldet gefundene Probleme umgehend zurück.

Diese vier Rollen sind unverzichtbar.

Wo liegt das Problem bei vielen Unternehmen? Es gibt nur Nutzer, keine Eigentümer; nur die IT übernimmt die Rolle des Verwalters, die Fachabteilungen sind nur Zuschauer.

Wenn Probleme mit Daten auftreten, findet man keinen Owner; wenn Standards definiert werden, sagen die Fachabteilungen „Ihr in der IT könnt das einfach festlegen“; wenn die Qualität bewertet werden soll, will niemand die Indikatoren für Datenqualität in seine eigene Verantwortung aufnehmen.

Eine Vorgehensweise des Stromversorgungsunternehmens Queshan der State Grid Gruppe ist nachahmenswert: Gemäß dem Prinzip „Wer erzeugt, ist verantwortlich, wer leitet, ist verantwortlich, wer Geschäftsprozesse leitet, muss auch für die Daten verantwortlich sein“ wird das „System der Dateneigentümer“ umgesetzt – jeder Datensatz hat einen eindeutigen Eigentümer, die Rollen von Erzeuger, Verwalter und Nutzer werden klar definiert, um die Datenqualität streng zu kontrollieren.

Kernprinzip: Wer erzeugt, ist verantwortlich, wer nutzt, pflegt die Daten, wer leitet, übernimmt die Verantwortung. Das ist kein Slogan, sondern eine eiserne Regel, die in Regelwerke aufgenommen, in Bewertungen integriert und konkret zu Personen zugeordnet werden muss.

03 Drei Ebenen der Organisation: Eine einzelne Person kann diese Aufgabe nicht alleine bewältigen

Die Definition der Rollen allein reicht nicht aus, es braucht eine Organisationsstruktur zur Unterstützung. Die Organisationsstruktur für Datenverwaltung wird empfohlen, in drei Ebenen unterteilt zu werden:

Erste Ebene: Ausschuss für Datenverwaltung (Entscheidungsebene)

Geführt von der Führungskraft des Unternehmens (CIO oder CDO), beteiligt sind alle Leiter der Fachabteilungen. Das ist das höchste Entscheidungsgremium, zuständig für:

Genehmigung der Strategie und Standards für Datenverwaltung

Koordination von Streitigkeiten bei der Datenverwaltung zwischen verschiedenen Abteilungen (also Fälle, in denen die „Abschiebe-Sitzung“ auf dieser Ebene zur Entscheidung vorgelegt wird)

Bewertung des Aufwands und Ertrags der Datenverwaltung

Bereitstellung von Ressourcenunterstützung (Personal, Budget, Systeme)

Wichtiger Punkt: Dieser Ausschuss muss von einer Führungskraft mit tatsächlicher Entscheidungsgewalt geleitet werden. Wenn ein stellvertretender Geschäftsführer nur den Namen auf dem Papier einnimmt, aber nicht wirklich teilnimmt, ist das gleichbedeutend mit keiner Einrichtung des Ausschusses. Es findet einmal pro Quartal eine regelmäßige Sitzung statt, bei wichtigen Angelegenheiten wird jederzeit eine außerordentliche Sitzung einberufen.

Zweite Ebene: Büro für Datenverwaltung (Managementebene)

Das ist das Umsetzungs- und Koordinationsgremium, das aus hauptamtlichen Leitern der Datenverwaltung, Datenarchitekten und Analysten für Datenqualität besteht. Seine Aufgaben sind:

Aufstellung von Prozessen und Standards für Datenverwaltung

Pflege des Katalogs der Datenvermögenswerte

Organisation der Bewertung der Datenqualität

Umsetzung der Tools für Datenverwaltung

Schulung der Datenverwalter in den Fachabteilungen

Dieses Team ist das „zentrale Nervensystem“ der Datenverwaltung. Es braucht nicht viele Mitarbeiter, aber es braucht fachkundige Personen, die sowohl Geschäftsprozesse als auch Daten verstehen.

Dritte Ebene: Netzwerk der Datenverwalter (Umsetzungsebene)

Es besteht aus Datenverwaltern aus allen Fachabteilungen und der IT-Abteilung, die in allen Bereichen der Organisation verteilt sind. Ihre Aufgaben sind:

Umsetzung der Datenstandards in der eigenen Abteilung

Überwachung der Datenqualität

Bearbeitung von alltäglichen Datenproblemen

Rückmeldung der tatsächlichen Probleme bei der Umsetzung der Standards

Die Rolle des Datenverwalters ist in der Regel keine hauptamtliche Rolle, sondern eine zusätzliche Aufgabe zu den ursprünglichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter. Daher ist die Auswahl der Personen sehr wichtig – man muss Personen auswählen, die in der Abteilung Einfluss und fachliche Kompetenz haben, sonst lassen sich die Maßnahmen nicht vorantreiben.

Das Wesen der dreistufigen Architektur lautet: Die Führungsebene gibt die Befugnisse, die mittlere Ebene gibt die Methoden, die Basisebene führt die Maßnahmen durch. Ohne die Führungsebene lassen sich die Maßnahmen nicht vorantreiben; ohne die mittlere Ebene gibt es keine geordneten Vorgehensweisen; ohne die Basisebene werden die Maßnahmen nicht tatsächlich umgesetzt.

06 Föderatives System: Das am besten geeignete Modell für große Konzerne

Große Konzerne haben mehrere Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften unter sich, jede Einheit hat ihre eigenen Geschäftseigenschaften. Soll die Datenverwaltung zentral oder dezentral verwaltet werden?

Es gibt drei Modelle:

Modell

Eigenschaften

Risiken

Zentralisiertes Modell

Die Zentrale legt alle Standards einheitlich fest und setzt sie mit Nachdruck um.

Es weicht von der tatsächlichen Geschäftspraxis ab und reagiert langsam.

Dezentrales Modell

Jede Fachabteilung verwaltet die Daten selbst, die Zentrale bietet nur grundlegende Unterstützung.

Die Standards zersplittern, es entstehen Dateninseln.

Föderatives Modell (empfohlen)

Die Zentrale legt Kernstandards und die Tool-Plattform fest, alle Fachabteilungen führen die Datenverwaltung selbstständig innerhalb des Rahmens durch.

Es braucht einen starken Koordinationsmechanismus.

Die Kernlogik des föderativen Modells lautet: Einheitlich ist die