Das KI-Experiment eines 21 Jahre alten etablierten Unternehmens im Bereich Unternehmensdienstleistungen: Lassen Sie den Agenten den gesamten Prozess durchlaufen

Der Unternehmensdienstleistungssektor ist eine Branche mit einem sehr "aufwändigen" Prozess.

Wenn man Kunden bei der globalen Unternehmensgründung, der Erlangung von Lizensen und der Einhaltung von Vorschriften hilft, kann hinter einer eingehenden Bestellung eine ganze Reihe von Dokumenten und mehrere Runden von Prüfungen stecken. Simeng verfügt über ausreichend fundiertes Fachwissen, aber die Effizienz wird durch die alltäglichen, unvermeidlichen Basisaktionen gebremst: Die wiederholte Sammlung, Bearbeitung und Bestätigung von Materialien, die Erkennung und Eingabe von Transaktionen Stück für Stück sowie das Herunterladen, Sortieren und Beantworten von E-Mails Stück für Stück.

Yuan Lin, Präsident der Zhonggangxing-Gruppe, sagte: "Ein Großteil unserer bisherigen Kosten lag tatsächlich in dem Prozess der wiederholten Kommunikation und Bearbeitung von Daten bis hin zur Annahme der vom Kunden eingereichten Daten." Dies ist auch der am strangulierendsten anmutende Aspekt der Unternehmensdienstleistungsbranche: Die Dienstleistungen müssen standardisiert sein, aber die Lieferung ist mit nicht-standardisierten Szenarien vollgestopft, und viele Entscheidungen können nur auf der Grundlage von Erfahrung getroffen werden.

Yuan Lin, Präsident der Zhonggangxing-Gruppe

Simengs Vorgehensweise bei Unternehmensdienstleistungen besteht darin, zunächst die standardisierten Fachdienstleistungen durch KI ersetzen zu lassen und dann von Fachangestellten die Entscheidungen zu treffen.

Die Nutzung von KI von allen Mitarbeitern in den Jahresplan aufnehmen

Simeng Unternehmensdienstleistungen ist eine integrierte Plattform für Unternehmensdienstleistungen der Zhonggangxing-Gruppe. Die Dienstleistungen umfassen mehr als 10 Fachbereiche wie globale Unternehmensgründung, Lizenzierung, Steuer- und Rechnungslegungsprüfung, geistiges Eigentum, Rechtsdienstleistungen, Bankdienstleistungen und grenzüberschreitende Compliance. Seit 2018 hat Simeng Unternehmensdienstleistungen an der Digitaltransformation gearbeitet und ein eigenes Ganzprozess-Betriebssystem entwickelt, was viele Jahre früher war als bei den Konkurrenten. In Yuans Worten: "Als die Welle der KI hereinfegte, waren wir tatsächlich die ersten, die die Veränderungen spürten."

In der Geschäftsjahr 2026 hat Simeng die Anwendung von KI explizit in den Unternehmensjahresplan aufgenommen und drei Ziele festgelegt: Jede Position soll durch KI gestärkt werden, Agenten sollen verschiedene Arbeitsabläufe übernehmen, und die bestehenden Abläufe sollen durch KI optimiert werden.

Außerdem wird von allen Mitarbeitern die Umsetzung verlangt.

Dies ist nur der erste Schritt. In der Unternehmensdienstleistungsbranche muss, bevor Agenten in den realen Geschäftsprozess integriert werden, ein Kernproblem gelöst werden: Kann das Ergebnis überprüft werden, und kann das Risiko kontrolliert werden?

Ye Jian, Leiter der Lösung für intelligente Tourismus- und Landwirtschaftsprojekte in Südchina von Tencent, hat viele Unternehmen kennengelernt, die die KI einfach installieren und dann liegen lassen. Seine Zusammenfassung trifft das Wesentliche: "Wenn eine Privatperson Garnelen züchtet, ist es wie, wenn man ein kleines Haustier hält. Wir erlauben es, dass es jederzeit Fehler macht und Probleme hat. Aber wenn ein Unternehmen Garnelen züchtet, ist es wie, wenn man einen digitalen Mitarbeiter betreut. Er muss für die Einhaltung von Vorschriften und die Risikokontrolle verantwortlich sein."

Ye Jian, Leiter der Lösung für intelligente Tourismus- und Landwirtschaftsprojekte in Südchina von Tencent

Die KI wie ein Haustier halten und die KI als Arbeitskollegen behandeln, sind zwei verschiedene Dinge.

Welche Aufgaben können an Agenten übertragen werden?

Simeng hat intern ein Kriterium entwickelt, um zu entscheiden, in welchen Szenarien Agenten zunächst eingesetzt werden sollen.

Nach Yuans Ansicht muss ein Agent zwei Bedingungen erfüllen, um effektiv eingesetzt werden zu können. "Erstens muss der Prozess klar sein. Zweitens muss auch klar sein, was in jedem Schritt zu tun ist."

Nach diesem Kriterium haben sie das erste Szenario identifiziert: die E-Mail-Sortierung. Jeden Morgen ist die erste Aufgabe der Simeng-Mitarbeiter die Bearbeitung der E-Mails von staatlichen Behörden aus verschiedenen Ländern - Europäisches Patentamt, Hongkonger Unternehmensregister, US-amerikanisches Markenamt... Verschiedene E-Mail-Konten und verschiedene Anhänge müssen heruntergeladen, sortiert und in die entsprechenden Ordner verschoben werden. Diese Aufgabe ist nicht kompliziert, aber es dauert mindestens zwei Stunden, um hunderte von E-Mails zu bearbeiten.

Nach der Integration von WorkBuddy kann der Agent vor der Ankunft der Mitarbeiter in die E-Mail-Konten einloggen, die Anhänge herunterladen, sortieren und archivieren. Wenn die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen Platz nehmen, ist das Ergebnis bereits vorliegen.

Die Prüfung ist ein weiteres typisches Szenario.

Selbst wenn ein Kunde nur einen Umsatz von 5 Millionen Yuan hat, aber der Durchschnittspreis pro Auftrag 50 Yuan beträgt, gibt es über 10.000 Transaktionen. Jede Transaktion muss erkannt, eingegeben und in einen Bericht überführt werden, bevor sie an einen Buchhalter zur Prüfung weitergeleitet wird. Dieser "Buchführungsprozess" hat in der Vergangenheit "mindestens eine Woche" gedauert. Jetzt hat Simeng in WorkBuddy spezifische Fähigkeiten zur Erkennung von Banktransaktionen aller Banken entwickelt. Die Erkennung, die Organisation und das Ausfüllen von Formularen werden automatisch durchgeführt. Der Buchhalter bekommt bereits sortierte Finanzberichte.

Hinter dieser Veränderung verbirgt sich eine Effizienzsteigerung um das Hundertfache. Derzeit behält Simeng noch einen manuellen Überprüfungsschritt bei. Der nächste Schritt ist die Planung, einen anderen Agenten für die vorläufige Überprüfung einzusetzen und dann von einem Menschen die endgültige Bestätigung vorzunehmen.

Das dritte Szenario ist die Prüfung der globalen Unternehmensgründung. Simengs Geschäft erstreckt sich auf mehr als 100 Länder, und die Gesetze und Vorschriften in jedem Land sind unterschiedlich und laufend in der Aktualisierung.

In der Vergangenheit mussten Compliance-Experten manuell überprüfen, ob das Verhältnis der Personalausweise korrekt ist, ob die Unterschriften echt sind, ob die Unterschriften im Pass und im Vollmachtsschreiben übereinstimmen und ob es Anzeichen von Manipulation gibt - diese Beurteilungen konnten nur von Menschen Augen für Augen durchgeführt werden. Jetzt führt der Agent zunächst eine Vorprüfung durch und leitet dann das Ergebnis an die Experten zur endgültigen Bestätigung weiter.

"Nach den Berichten unserer Frontlinie hat sich die Effizienz mindestens vervielfacht." sagte Yuan Lin. Simeng überlässt nicht alle Risiken. Wenn die KI auf unsichere Elemente stößt, markiert sie sie für die manuelle Bestätigung und lässt sie nicht direkt durch. Yuan Lin erklärt, dass dies auf dem Servicekonzept des Unternehmens "hohe Effizienz und Nullfehler" basiert. Ein bisschen mehr Vorsicht kann die Kosten erhöhen, aber dies ist eine unverzichtbare Investition, um den Kunden gerecht zu werden.

Dies ist auch eine Hürde, die Unternehmen überwinden müssen, bevor Agenten tatsächlich in den Produktionsprozess integriert werden: Sie müssen schnell sein, aber auch wissen, wann sie anhalten müssen, um auf die Menschen zu warten.

Der echte Stolperstein: oberflächliche Nutzung

Ye Jian hat beobachtet, dass Simeng einer der wenigen Unternehmen ist, die eine tiefe Nutzung der KI durch alle Mitarbeiter erreicht haben. "Als Simeng erstmals WorkBuddy einsetzte, war es sehr vorsichtig, aber nachdem es es eingesetzt hat, war es nicht mehr davon loszukommen." Die Mitarbeiter von Simeng teilen täglich ihre Erfahrungen mit der KI innerhalb des Unternehmens freiwillig. Jeder sucht auf seiner eigenen Position nach neuen Anwendungen. Dies steht im krassen Kontrast zu vielen Unternehmen, die die KI installieren, aber nicht nutzen.

Dies ist auch ein Rat, den Yuan Lin seinen Kollegen geben möchte: "Der größte Stolperstein ist die oberflächliche Nutzung. Sie müssen es kontinuierlich einsetzen. Bei der Implementierung werden Sie auf verschiedene Schwierigkeiten stoßen. Wenn Sie es immer wieder nutzen, werden Sie immer vertrauter damit werden, und der Agent wird Sie möglicherweise besser verstehen und seine Fähigkeiten besser an Ihre geschäftlichen Bedürfnisse anpassen. So können wir wirklich zusammenwachsen."

Ye Jian hat auch ein Kriterium entwickelt, um zu messen, ob ein Unternehmen die KI wirklich "richtig nutzt": einfach zu bedienen, tiefgreifend nutzbar, bereit, die KI in den Prüfungsprozess einzubinden und zuverlässige Ergebnisse zu liefern - die meisten Unternehmen geben bereits in den ersten beiden Schritten auf, während Simeng bereits den dritten Schritt erreicht hat.

Die KI hat die Mitarbeiter von Simeng nicht ersetzt. Aber jeden Morgen, wenn sie WorkBuddy öffnen, hat sich die erste Aufgabe geändert - die E-Mail-Bearbeitung ist bereits erledigt, und es warten auf sie die Aufgaben, die wirklich Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern.

Das ist es, die KI als Arbeitskollegen zu behandeln.